case-studies
Automatyzacja pozyskania leadow
Kancelaria miała rosnącą liczbę zapytań, ale brakowało procesu, który pozwalałby szybko je kwalifikować i obsługiwać. Celem projektu było zbudowanie automatyzacji, która zwiększa efektywność bez utraty jakości komunikacji.
Problem: leady trafiały do zespołu bez spójnej kwalifikacji.
Podejście: automatyzacja workflow, scoring i SLA odpowiedzi.
Wynik: krótszy czas reakcji i większy udział spraw priorytetowych.
Wniosek: automatyzacja działa, gdy opiera się na jasnych regułach.
Problem
Leady napływały z kilku kanałów, ale trafiały do zespołu w niespójny sposób. Brak priorytetyzacji powodował opóźnienia i utratę części wartościowych kontaktów.
Dodatkowo kancelaria nie miała pełnego obrazu, które zapytania kończą się konsultacją, a które zatrzymują się na pierwszym etapie.
Tabela wdrozenia
Skondensowany plan decyzji dla tego tematu.
| Etap | Zakres | KPI orientacyjny |
|---|---|---|
| Diagnoza | Problem: leady trafiały do zespołu bez spójnej kwalifikacji | Leady jakościowe |
| Wdrożenie | Podejście: automatyzacja workflow, scoring i SLA odpowiedzi | Konwersja kontaktu |
| Optymalizacja | Wynik: krótszy czas reakcji i większy udział spraw priorytetowych | Stabilność wzrostu |
Wizualizacja procesu
Perspektywa ekspercka
Największy wzrost daje porządek procesu i konsekwencja w realizacji planu.
Zespół Avansa
Schemat przejsc
Popyt klienta
-> Strona usługi
-> Kontakt
-> Konsultacja
-> WdrożenieInstrukcja wdrozenia
- Problem: leady trafiały do zespołu bez spójnej kwalifikacji
- Podejście: automatyzacja workflow, scoring i SLA odpowiedzi
- Wynik: krótszy czas reakcji i większy udział spraw priorytetowych
- Wniosek: automatyzacja działa, gdy opiera się na jasnych regułach
Prezentacja PDF
Materiał zawiera skrót procesu i checklistę wdrożeniową.
Mini ankieta
Który obszar jest teraz Twoim priorytetem?
Podejście
Zaprojektowano workflow, który porządkuje leady według źródła i typu sprawy. Każde zapytanie otrzymywało prosty scoring oraz przypisanie do odpowiedzialnej osoby.
Wdrożono też SLA pierwszej odpowiedzi i automatyczne przypomnienia, aby utrzymać tempo reakcji bez nadmiernego obciążania zespołu.
Wynik
Proces obsługi leadów stał się bardziej przewidywalny, a czas pierwszego kontaktu wyraźnie się skrócił. Zespół mógł skupić się na sprawach o najwyższym potencjale.
Wzrosła także transparentność raportowania, co ułatwiło decyzje o budżetach i priorytetach marketingowych.
Wnioski
Automatyzacja w legalu działa najlepiej jako wsparcie procesu, a nie jego substytut. Kluczowa jest prostota reguł i regularna kontrola jakości.
Model łączący scoring, SLA i cykliczny przegląd danych daje stabilny efekt bez utraty jakości relacji z klientem.
FAQ
Czy automatyzacja zastąpiła pracę zespołu?
Nie. Automatyzacja uporządkowała proces, a decyzje merytoryczne nadal podejmowali prawnicy.
Jak wyznaczono priorytet leadów?
Wprowadzono prosty scoring oparty na typie sprawy, pilności i dopasowaniu do specjalizacji kancelarii.
Jakie KPI były monitorowane?
Czas pierwszej odpowiedzi, udział leadów kwalifikowanych i tempo przejścia do konsultacji.
Czy efekt był widoczny szybko?
Tak, pierwsze poprawy procesu pojawiły się już po kilku tygodniach od wdrożenia.